Interfacce Volvo Penta
Le interfacce di collegamento con Volvo Penta, consentono di ridurre ulteriormente i tempi di lavoro gestionale e di aumentare l'efficienza del rivenditore. Data la continua evoluzione delle stesse, di seguito quelle che al momento sono disponibili sia in fase di importazione che di esportazione verso la piattaforma Volvo Penta.Penta.
Schema generale di Mitico Volvo Penta
Di seguito la visione generale del software Mitico Volvo Penta. Dalle interfacce con la casa madre che si integrano all'interno e con le aree di copertura funzionale: Vendite Motori e Ricambi, Officina, Magazzino ricambi, contabilità e controllo. La linearità consente di rendere disponibili i dati immessi, trasversalmente alle aree di copertura. L'utilizzo può avvenire con installazione tradizionale in Client/server o in Cloud Oracle. Mitico Volvo Penta gestisce la fatturazione elettronica ciclo attivo e passivo.
Area Vendite
VENDITA MOTORI
con il modulo integrato dei Contratti motori/macchine, si possono inserire i dati del motore venduto, del cliente, le modalità finanziarie della vendita (Finanziamenti), eventuali dati e documenti da allegare, fino ai bonus di vendita e i costi. tutto ciò costituirà il conto economico della vendita. Si terrà conto dei costi di approntamento del nuovo, del valore di presunto realizzo dell'eventuale permuta, dei costi di ricondizionamento e dei maggiori margini dovuti ai Bonus di vendita. Permettendo di conoscere subito la marginalità dell'operazione e il prezzo dell'eventuale rivendita dell'usato. Dato che Mitico Volvo Penta, gestisce i clienti e i fornitori con un unica "anagrafica" individuata da un codice rapporto, avremo subito il «delta» dell'operazione svolta, senza complicazioni. Il contratto motori/macchine, in automatico, segnalerà all'officina la prenotazione in planning dell'intervento di allestimento. Infine, inseriremo il numero di Telaio (matricola motore), quando ci perverrà.
L'inserimento dei dati dopo la prima vendita, ci consentirà di generare lo storico motore/macchina (disponibile sul modulo officina), dai costi di intervento orario e ricambi inseriti, con relative date. Come vendita di servizi, abbiamo anche il Noleggio Macchine/motore, qualora offerto come servizio dal rivenditore. Una volta inquadrate le condizioni contrattuali di noleggio, per ogni potenziale cliente, il modulo tiene traccia, dell'ubicazione della macchina, di un planning di noleggio, del tempo trascorso e di eventuali interventi sulla stessa. Tutto ciò alimenta una posizione utile per la fatturazione a tempo, in base agli accordi intercorsi. Oltre a questi, altri moduli integrati e funzioni tipiche e automatiche, supportano l'area vendite consentendo, un recupero del 29% circa di ore lavoro impegnate nell'area.
VENDITA RICAMBI
Si può svolgere al «banco del rivenditore» o da «ordine» e Mitico gestisce infiniti magazzini virtuali, con "l'ubicazione" geografica del prodotto, quindi sapremo sempre dove si trova quello che cerchiamo. Può essere realizzato un preventivo ricambi e gestita la storia dello stesso, fino alla conferma. La rapidità di gestione della vendita, avviene sia in modalità standard, senza uso di codici a barre e inserimento manuale dei codici alfanumerici, che, ancora più velocemente, usando la funzione di assegnazione bar-code ai codici alfanumerici presenti, lettori bar-code e palmari Wi-Fi. Questo consente di leggere rapidamente i codici e trasferirli sul documento di vendita come DDT, Bolle e Fatture o di legarlo a uno scontrino/reg. cassa. Possono essere usati anche articoli "NC" non codificati per gestire casi specifici. Per ridurre i tempi al banco, in fase di vendita, Mitico gestisce il catalogo Volvo Penta.
Questo riduce a zero la presenza di articoli non caricati a magazzino senza la necessità di entrare in anagrafica dell'articolo, nel momento in cui il cliente
è presente e aspetta!
Mitico, tiene traccia di eventuali offerte per il cliente, può configurare sconti sul listino, gruppi, sottogruppi e articoli. Prezzi di ricarico su acquisto e modalità ibride. Prezzi di vendita, rapportati anche ad eventuali condizioni di acquisto e/o di spese trasporto. Così come nel caso di provvigioni o vendite verso segnalatori, rivenditori od utente finale, ad ognuno il proprio prezzo di vendita, senza sorprese!
Oltre a questi, altri moduli integrati, aiutano l'area vendite che con automatismi e tipicità di settore, consentono un recupero del 27% circa di ore lavoro impegnate nell'area.
Area Officina
AREA OFFICINA
L'officina di Mitico, gestisce commesse «Interne», come preparazione motori nuovi o usati e garanzie. »Esterne», come riparazioni a pagamento. Per le commesse interne, al momento della vendita del motore nuovo o usato, se utilizzato il "contratto motore/macchina" (vedi precedente Vendita macchine/motori) verrà segnalata automaticamente una prenotazione all'officina, per lo svolgimento della preparazione (planning). Oltre a questo, tutti i costi sostenuti, saranno codificati e legati al telaio/matricola della macchina/motore, generando un conto economico storico. Per le commesse esterne (riparazioni a pagamento), si procederà alla compilazione rapida della Commessa e della scheda di lavoro analitica, semplicemente selezionando il telaio della macchina (il quale restituirà i dati del cliente e dei termini di pagamento), i tecnici, la descrizione sommaria dell'intervento, se trattasi di lavoro a pagamento e quale. Il resto, incluso il numero di commessa, sarà generato dal software.
Anche in questo caso, tutti gli interventi svolti, saranno storicizzati sul motore nuovo/usato/telaio - matricola/cliente, di riferimento.
Dallo stesso menù, si procederà al completamento e stampa della scheda di lavorazione, selezionando in dettaglio le lavorazioni e confermando i dati inseriti in commessa. Questa riporterà il codice alfanumerico e a barre della commessa ad essa legata, utile in fase di valorizzazione materiali/ore, per "prelevare" i materiali utilizzati, tramite lettori bar-code o palmari o tastiera. NB. i materiali saranno tolti dalla disponibilità di magazzino ma non dalla giacenza ai fini fiscali, che sarà scaricata solo al momento della chiusura/fatturazione. Potrà essere generato, se richiesto, un preventivo di officina. Il preventivo potrà essere archiviato e gestito. Alla conferma dello stesso, si genererà in automatico la commessa.
Presa in carico la commessa dal tecnico, questi potrà iniziare il lavoro e decidere di conteggiare le ore a consuntivo, inserendo direttamente nel sistema, in corso d'opera i materiali e a fine lavoro le ore impiegate od anche i materiali e chiudere le commesse. Oppure scegliendo la modalità start-stop semiautomatica, che tramite un video touch-screen, permetterà di dare il via al contatore di ore, di sospenderlo, riprenderlo, cambiare le attività, cambiare commessa ecc.ecc. Quindi di inserire anche con lettori e palmari bar-code, i materiali utilizzati e chiudere la commessa. Questo plus, consente di avere una statistica molto dettagliata sull'effettivo lavoro svolto da parte dei tecnici/commesse/sedi/lavorazioni ecc.ecc. data la possibilità di individuarli attraverso un codice matricola. Se ben impostato, può essere utilizzato come tracciato per la stesura delle buste paga dei tecnici. Terminata la fase, sarà disponibile una serie estesa ed intersecata di statistiche dedicate all'officina. Il flusso, organizzato con la modalità start-stop consentirà un recupero di ore pari al 30% circa.
Area Ricambi
AREA MAGAZZINO & RICAMBI
L'area ricambi, per la sua importanza strategica nel conto economico del rivenditore, gode di funzioni e automatismi specifici finalizzati a migliorarne l'efficienza. Oltre alle vendite di ricambi e preventivi, trattati al primo paragrafo nell'area vendite, la codifica degli articoli di magazzino è parte integrante del flusso tipico di area. Mitico è in grado d'importare il catalogo Volvo Penta. Generare l'anagrafica di riferimento in magazzino e rendere codici univoci, pur mantenendoli invariati rispetto ai cataloghi, senza inserire un solo dato a mano! Infatti grazie alla funzione del pre-codice e il suo tracciato record, i fornitori e gli articoli, vengono identificati univocamente, aggiungendo un prefisso al codice originale e qualora qualche articolo richiesto, non fosse stato mai movimentato, verrà importato automaticamente in anagrafica e predisposto per l'ordine a fornitore!
Ad articolo generato, possiamo stabilire, secondo formule o filtri disponibili, la scorta minima, utile per aggregare gli articoli da ordinare e per il controllo delle giacenze. Quindi Mitico è in grado di verificare e gestire gli articoli principali, i sostitutivi e i soppressi, secondo una sua logica operativa che facilita il lavoro. Può gestire anche gli articoli non codificati. Supportando lettori e palmari bar-code, mitico consente per l'area ricambi, la gestione inventari anche a campione e preordini. Scansionando i codici dagli scaffali/articoli e confermando l'operazione scelta, si potrà avere stampato al banco, il documento scelto, DDT, Fatture o eventuale scontrino.
L'ultimo punto importante riguardo il flusso dell'area ricambi, riguarda gli ordini di acquisto. Mitico si basa sulle RDA richieste di acquisto. In pratica gli articoli richiesti da clienti (attraverso inserimento ordini) oltre a quelli individuati dal controllo delle scorte minime, al netto di eventuali ordini di acquisto già inseriti, vengono acquisiti sotto forma di RDA e Mitico sviluppa gli ordini di acquisto che se convalidati vengono confermati ed inviati. Al momento della ricezione dei packing-list, anche questi vengono importati e se convalidati, verrà svolto il caricamento dei prodotti in giacenza in magazzino. IL recupero di ore su quest'area sarà di circa il 27%.
Area Contabilità
AREA CONTABILITA’ & STATISTICHE
In Mitico, la contabilità generale e analitica è integrata, completa ed estesa e viene alimentata in automatico dai dati derivanti dalle vendite. Semplice da usare, rende disponibili e utilizzabili trasversalmente nell'intero sistema, i dati immessi. Tutti i dati possono essere esportati da Mitico, per essere elaborati da sistemi esterni, oppure essere importati, per ricreare l'esatta base dati contabile del cliente, prima di utilizzarlo. Mitico dispone di un piano dei conti esteso e dettagliato, che si utilizza per la prima nota. In alternativa, si può importare quello usato dal cliente. Questa opzione, si attiva quando l'importazione dati gestionali del cliente è più complessa e interessa dati aggregati e dinamici, come saldi contabili, partite, commesse e altro, frutto di un test dati preliminare.
Al contrario, vengono importate comunemente le anagrafiche clienti/fornitori e articoli magazzino. Si inizia con la prima nota che fissa tutti i pagamenti e gli incassi. Poi con gli estratti conto, i partitari (mastrino), gli scadenzari attivo e passivo, la situazione crediti e debiti, la gestione del portafoglio e i solleciti di pagamento. Si gestiscono tutti i crediti, debiti, movimenti, incassi e pagamenti con le banche. Quindi si gestisce l'IVA (registri e liquidazioni) e gli adempimenti fiscali periodici e annuali. I bilanci riclassificati, le situazioni contabili, i cespiti/ammortamenti, il controllo di gestione/analitico e la gestione e stampa dei documenti fiscali e di trasporto. I moduli che compongono l'area sono: prima nota, anagrafica unica clienti e fornitori (utilissima per avere immediata situazione di saldo
consolidato delle posizioni creditorie e debitorie), cespiti e ammortamenti, contabilità analitica e centri di costo, adempimenti fiscali, come il registro IVA e il bilancio e la riclassificazione dello stesso. Il recupero di ore sarà del 27% circa.
Moduli di rifinitura e WebApp
Potranno essere integrati a Mitico Volvo Penta, moduli di rifinitura e APP, per le varie aree di copertura vendite, officina, ricambi e contabilità. Le più richieste: CRM per gestire le opportunità di vendita, fiere e sviluppare campagne di marketing dedicato, consentendo di monitorare sia le opportunità dal parco attivo che da quello dei clienti potenziali. Officina web per gestire via web l'intera area d'officina, con statistiche estese e la gestione d'interventi all'esterno della sede. Business intelligence, per analizzare i risultati presenti, sviluppare scenari predittivi. ECM per la gestione documentale estesa e diffusa a tutti i processi aziendali. Tesoreria anticipata e l'integrazione con la piattaforma B2B per la gestione totale del flusso di fatturazione elettronica, firma digitale, invio e archiviazione sostitutiva.
